I. Objetivo y alcance de esta Política
El canal de denuncias será gestionado por GALIBIER LEGAL SLP, domiciliado en c/València 254 pral – 08007 Barcelona.
En virtud a lo dispuesto en el artículo 6.4 Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, GALIBIER LEGAL, SLP como gestor externo del sistema tendrá la consideración de encargado de tratamiento; manteniéndose como responsable del tratamiento S.A. Robama.
Que, asimismo, el canal de denuncias se implementará a través de la herramienta Complylaw Canal Ético, siendo el propietario de la misma LA LEY SOLUCIONES LEGALES, S.A. el Encargado del Tratamiento de los datos, a los solos efectos de su almacenado, todo ello conforme a las reglas establecidas en las condiciones de uso aceptadas por el titular de la licencia de software con su adquisición.
Este canal de denuncias permite a los empleados y agentes externos enviar mensajes para denunciar de buena fe (i) Las infracciones del Derecho de la Unión Europea previstas en la Ley 2/2023 reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (ii) Infracciones penales o administrativas graves o muy graves (incluidas aquellas que supongan un quebranto económico para la Hacienda Pública y para la Seguridad Social) (iii) Infracciones de Derecho Laboral en materia de seguridad y salud en el trabajo.
Los términos y condiciones, así como el proceso para enviar un Mensaje, se describen con más detalle en la Procedimiento de Gestión del Canal de Denuncias de S.A. Robama publicado también en la página web.
Esta política de privacidad tiene por objeto describir los términos y condiciones bajo los cuales S.A. Robama puede recoger y procesar datos personales.
Todos los denunciantes deberán haber leído y aceptar esta Política antes de enviar su denuncia.
II. Tipo de datos personales recogidos y procesados
El sistema de denuncia de irregularidades se utiliza de forma voluntaria. Cuando envíe una denuncia a través del sistema, recogeremos los siguientes datos e información personales:
-
su nombre y apellidos, siempre que revele su identidad
-
su situación laboral, si la indica
-
en su caso, los nombres y apellidos, y otros datos de carácter personal, de las personas que mencione usted en el mensaje.
S.A. Robama también recogerá y procesará datos personales sobre las personas identificadas en la denuncia (la «Persona Acusada»), cuyo contenido dependerá del contenido de la misma (y del proceso de investigación).
A este respecto, se recuerda que los informantes deben abstenerse de proporcionar datos personales que no sean necesarios para el objetivo de la denuncia.
Los datos personales proporcionados deberán ser adecuados, pertinentes y limitados a lo que sea estrictamente necesario en relación con la infracción denunciada. Por ejemplo, el informante se abstendrá de proporcionar detalles acerca de la vida privada, la personalidad, las habilidades profesionales, etc. de la Persona Acusada, excepto si dicha información es absolutamente necesaria para demostrar la supuesta infracción.
Los hechos notificados se expondrán de forma neutral y objetiva, y se identificarán claramente como solo «presuntos».
III. Objetivo de la recogida y procesamiento de los datos
Los datos personales contenidos en la denuncia se utilizarán para los siguientes fines:
-
la gestión de la denuncia y la investigación de los hechos notificados
-
si corresponde, la apertura de las reclamaciones o procedimientos disciplinarios necesarios
-
si es pertinente, la ejecución de las medidas correctivas o sanciones aplicables
-
si es pertinente, la comunicación de los hechos notificados a entidades judiciales o gubernamentales, o en respuesta a órdenes judiciales, procedimientos jurídicos o citaciones legales.
IV. Destinatarios de los datos
El acceso a los datos personales contenidos en el Sistema de información quedará limitado, dentro del ámbito de sus competencias y funciones, exclusivamente a:
-
El Responsable del Sistema y a quien lo gestione directamente.
-
El responsable de recursos humanos o el órgano competente debidamente designado, solo cuando pudiera proceder la adopción de medidas disciplinarias contra un trabajador.
-
El responsable de los servicios jurídicos de la entidad u organismo, si procediera la adopción de medidas legales en relación con los hechos relatados en la comunicación.
-
Los encargados del tratamiento que eventualmente se designen.
Sin perjuicio de lo anterior, los datos, incluida la identidad del Usuario, también puede revelarse a las autoridades y jurisdicciones competentes cuando sea pertinente para gestionar los hechos notificados o cuando así lo exija la ley en respuesta a órdenes judiciales, procedimientos jurídicos o citaciones legales.
V. Periodo de retención de los datos
Los datos recogidos para los propósitos aquí indicados se almacenarán como se describe a continuación.
Los datos que sean objeto de tratamiento podrán conservarse en el sistema de informaciones únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos informados.
Si se acreditara que la información facilitada o parte de ella no es veraz, deberá procederse a su inmediata supresión desde el momento en que se tenga constancia de dicha circunstancia, salvo que dicha falta de veracidad pueda constituir un ilícito penal, en cuyo caso se guardará la información por el tiempo necesario durante el que se tramite el procedimiento judicial.
En todo caso, transcurridos tres meses desde la recepción de la comunicación sin que se hubiesen iniciado actuaciones de investigación, deberá procederse a su supresión, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del sistema. Las comunicaciones a las que no se haya dado curso solamente podrán constar de forma anonimizada, sin que sea de aplicación la obligación de bloqueo prevista en el artículo 32 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre.
En ningún caso podrán conservarse los datos por un período superior a diez años.
VI. Derechos de los Informantes
Los informantes pueden solicitar acceso a los datos personales almacenados que les conciernan, u obtener una copia de cualquier dato personal que se conserve en relación con ellos en Canal de Denuncias.
El derecho de acceso no comprenderá los datos relativos a la identidad del denunciante y de otras personas afectadas por el procedimiento iniciado.
Los informantes también pueden solicitar que los datos personales que les conciernan sean corregidos, enmendados, eliminados, o que se restrinja su procesamiento. Asimismo, los denunciantes pueden retirar cualquier consentimiento que hayan proporcionado anteriormente a S.A. Robama, o indicar su objeción, por motivos legítimos, al procesamiento de sus datos personales en cualquier momento.
Para ejercer estos derechos, los Usuarios pueden ponerse en contacto con el responsable del tratamiento S.A. Robama en la dirección info@robama.com; una vez recibida la solicitud, se le dará respuesta a la mayor brevedad.
No procederá a la oposición, rectificación ni cancelación de datos personales durante la tramitación del procedimiento de estudio e investigación de las denuncias presentadas.
Tienen el derecho de presentar una queja ante la autoridad supervisora competente (Agencia Española de Protección de Datos) en caso de cualquier uso indebido de sus datos personales.
VII. Cambios en la Política
S.A. Robama se reserva el derecho de modificar esta Política en cualquier momento, en particular, a fin de adaptarla a las evoluciones del Canal de denuncias o a las leyes o reglamentos vigentes. En caso de que se modifique la Política, se les pedirá a los Usuarios que acepten estos cambios para continuar usando el Canal de Denuncias. En cualquier caso, antes de enviar un nuevo mensaje, se le pedirá al Usuario que acepte la Política.
S.A. Robama recomienda encarecidamente al informante que lea la Política con atención cada vez que envíe un nuevo mensaje.
VIII. Contacto
Si los Usuarios tienen preguntas acerca de la protección de sus Datos Personales en el contexto del Canal de Denuncias, o acerca de esta Política en general, pueden ponerse en contacto con el Responsable del fichero, siendo S.A. Robama por correo electrónico en la siguiente dirección info@robama.com.
IX. Ley aplicable
Esta Política se rige por la ley española.